Fakturahantering sköts numera nästan helt digitalt. Som privatperson betalar de flesta räkningar i bankappen, och som egenföretagare går det att skapa och skicka en faktura direkt från telefonen medan man fortfarande står kvar hos kunden. Här går vi igenom vilka lösningar som finns för båda situationerna, vad en faktura måste innehålla, och hur du känner igen de bluffakturor som blivit allt vanligare.
Som privatperson: ta emot och betala
E-faktura
En e-faktura kommer direkt in i din internetbank eller bankapp, färdigifylld med belopp, mottagare och förfallodatum. Du behöver bara godkänna den.
Du anmäler e-faktura hos varje företag du vill ha det från, antingen på deras webbplats eller direkt i bankappen, där de flesta banker listar vilka avsändare som är anslutna.
Fördelen är att uppgifterna inte kan bli fel, eftersom du slipper knappa in långa bankgironummer och OCR-referenser för hand.
Autogiro
Autogiro går ett steg längre: pengarna dras automatiskt på förfallodagen utan att du gör något. Det passar för återkommande utgifter som hyra, försäkringar, abonnemang och medlemsavgifter.
Nackdelen är samma sak som fördelen. Betalningarna sker utan att du tittar på dem, och det är lätt att fortsätta betala för något du slutat använda. Gå därför igenom dina autogiron ett par gånger om året i bankappen, där du ser samtliga medgivanden samlade.
Digital brevlåda
En digital brevlåda samlar post, fakturor och kvitton från myndigheter och företag på ett ställe i mobilen. Fler än sju av tio svenskar använder en sådan, och tjänsten är kostnadsfri för privatpersoner.
Många fakturor går att betala direkt i brevlådan, och kvitton sparas automatiskt, vilket är praktiskt vid reklamationer.
Praktiska tips
- Betala via appen, inte via länkar i mejl. Bedrägeriförsök använder ofta e-post som ser ut att komma från kända företag.
- Kontrollera beloppet även på e-fakturor. Att uppgifterna är förifyllda betyder inte att de är rätt.
- Ha koll på förfallodagen. Påminnelseavgifter och dröjsmålsränta tillkommer snabbt.
Som företagare: skapa och skicka
Faktureringsappar
För den som driver enskild firma eller aktiebolag finns appar som skapar och skickar fakturor direkt från telefonen. Typiska funktioner:
- Skapa fakturan på plats hos kunden, direkt efter utfört arbete.
- Spara kunduppgifter så att de fylls i automatiskt nästa gång.
- Se status, alltså om fakturan är skickad, öppnad eller betald.
- Skicka påminnelser automatiskt vid försenad betalning.
- Fotografera kvitton för utlägg.
- Koppla ihop med bokföringen, så att underlagen hamnar rätt.
För den som fakturerar några gånger i månaden räcker en enkel app. Fakturerar du mer, eller har anställda, är ett bokföringsprogram med appfunktion oftast bättre, eftersom allt hänger ihop.
Vad en faktura måste innehålla
Det här är reglerat, och en faktura som saknar uppgifter kan behöva göras om. I korthet krävs:
- Fakturadatum och ett löpnummer som är unikt.
- Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer.
- Köparens namn och adress.
- Vad som sålts, alltså varans eller tjänstens omfattning.
- Beloppet före moms, momssatsen och momsbeloppet.
- Förfallodatum och betalningsuppgifter.
Fakturerar du till stat, kommun eller region gäller dessutom att fakturan måste vara elektronisk i ett standardiserat format. En PDF skickad med e-post räknas alltså inte som en e-faktura i lagens mening. De flesta faktureringstjänster hanterar detta åt dig.
Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket, eftersom kraven kan ändras.
Egenanställning – fakturera utan eget företag
Frilansar du vid sidan av jobbet, eller har ett uppdrag då och då, finns ett alternativ till att registrera firma: egenanställningsföretag, ibland kallade faktureringsbolag.
Så fungerar det:
- Du kommer överens med kunden om uppdrag och pris.
- Egenanställningsföretaget fakturerar kunden.
- När kunden betalat får du pengarna som lön, med skatt och arbetsgivaravgifter avdragna.
- Företaget behåller en avgift, vanligtvis en andel av det fakturerade beloppet.
Fördelen är att du slipper registrering, bokföring och deklaration för verksamheten. Nackdelen är avgiften, och att du inte bygger upp något eget företag.
Jämför avgifter och villkor innan du väljer, och kontrollera vad som gäller för försäkring och semesterersättning, eftersom det skiljer sig mellan bolagen. Mer om företagande finns i vår artikel om att driva eget företag.
Se upp för bluffakturor
Falska fakturor är ett utbrett problem, särskilt mot småföretag. De ser ofta ut som vanliga fakturor eller påminnelser och gäller typiskt katalogtjänster, domännamn eller annonsplatser som aldrig beställts.
Varningstecken:
- Du känner inte igen leverantören eller tjänsten.
- Fakturan är utformad som en påminnelse trots att du aldrig sett en första faktura.
- Beloppet är lagom stort för att betalas utan eftertanke.
- Texten skapar tidspress, exempelvis med hot om inkasso.
- Avsändaren har ett namn som liknar en känd myndighet eller ett känt företag.
Gör så här: betala inte, kontrollera med den som ska ha beställt tjänsten, bestrid fakturan skriftligen och spara kopian. En obefogad faktura blir inte giltig för att den skickas till inkasso. Polisanmäl vid misstanke om bedrägeri.
Fler tips om att bedöma avsändare finns i vår guide om att känna igen en seriös webbplats.
Andra betalsätt
Faktura är bara ett av flera alternativ. För mindre belopp mellan privatpersoner används oftast Swish, och vid näthandel finns en rad varianter som vi går igenom i artikeln om populära betalningsmetoder på nätet.
Värt att komma ihåg är att faktura och delbetalning är en form av kredit. Det innebär att du tar på dig en skuld som ska betalas senare, ibland med avgifter eller ränta. För vissa produkter och tjänster är kreditbetalning dessutom förbjuden enligt lag, just för att motverka skuldsättning.
Ansvarsfriskrivning
Den här artikeln är en allmän och faktabaserad beskrivning av hur fakturahantering fungerar digitalt i Sverige. Den innehåller inga ekonomiska råd och är ingen uppmaning att teckna någon tjänst.
Regler om fakturor, moms och bokföring ändras över tid och kan tillämpas olika beroende på verksamhet. Kontrollera alltid aktuella krav hos Skatteverket, och vid frågor om elektronisk fakturering till offentlig sektor hos DIGG. Vid en konkret fråga som rör din verksamhet bör du vända dig till en redovisningskonsult eller revisor.
Misstänker du en bluffaktura kan du läsa mer och göra en anmälan hos Polisen. Länkar till dessa resurser finns i källförteckningen nedan.
Referenskällor
Vanliga frågor (FAQ)
Vad är skillnaden mellan e-faktura och autogiro?
En e-faktura kommer färdigifylld till din bank och du godkänner den själv. Med autogiro dras beloppet automatiskt på förfallodagen utan att du gör något.
Kan jag fakturera utan att ha eget företag?
Ja, via ett egenanställningsföretag som fakturerar åt dig och betalar ut pengarna som lön, mot en avgift på det fakturerade beloppet.
Vad måste stå på en faktura?
Bland annat fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens och köparens uppgifter, momsregistreringsnummer, vad som sålts samt belopp, momssats och momsbelopp.
Räknas en PDF som e-faktura?
Nej. Vid fakturering till stat, kommun och region krävs elektronisk faktura i ett standardiserat format, och en PDF uppfyller inte det kravet.
Vad gör jag med en faktura jag inte känner igen?
Betala inte. Kontrollera om någon i verksamheten beställt tjänsten, bestrid fakturan skriftligen och spara en kopia. Polisanmäl vid misstanke om bedrägeri.
